Что Входит В Документы По Личному Составу 2020 Года
Что Входит В Документы По Личному Составу 2020 Года
• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень).
• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее — Методические указания);
Состав документов по личному составу, их виды
Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.
Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.
Основные ошибки в организации кадрового делопроизводства, выявляемые в ходе проверок
Не каждый руководитель особенно небольшой по численности организации уделяет должное внимание кадровому делопроизводству. Некоторые руководители не считают нужным заниматься кадровым делопроизводством, полагая, что обеспечения работникам достойного уровня заработной платы достаточно. Отсутствие, как правило, в частных организациях функции кадрового администрирования является одной из основных проблем.
По мнению автора, использование УСОРД или использование программных продуктов по делопроизводству, где порядок оформления и расположения реквизитов уже предусмотрен, позволит сократить количество ошибок при разработке шаблонных форм документов.
Перечень документов в личном деле сотрудника
При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.
Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.
Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»
На основании закрепленных в локальных правовых актах организации требований перечень должностных лиц, согласующих конкретный документ, определяется составителем документа, что вытекает из содержания положений абз. 8 п. 61 Инструкции. При этом следует учитывать, что п. 100 Инструкции установлено, что проекты распорядительных документов, к числу которых относятся и приказы по личному составу, подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами, а также в обязательном порядке — с юридической службой организации. Аналогичное требование закреплено в Примерном положении о юридической службе государственной организации, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 2070. Согласно п. 10 данного Положения юридическая служба организации осуществляет проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов и других документов правового характера и визирует их.
Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее — Инструкция).
Как оформить приказ по личному составу
В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.
Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.
Приказы по личному составу 2020: виды, образец заполнения
Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
Вход на сайт
Если на работника до момента установления внутреннего совместительства не было заведено личное дело (например, он работал по рабочей профессии), а после оформления совместительства появилась необходимость ведения личного дела (работник будет выполнять обязанности по должности специалиста или руководителя), то нужно завести личное дело на работника — специалиста (руководителя), а о том, что работник также выполняет обязанности по рабочей профессии, целесообразно сделать отметку в личном деле.
Такую отметку можно сделать в п. 16 личного листка по учету кадров (в графе «Дополнительные сведения, указываемые по согласованию анкетируемого и нанимателя»), указав дату и номер приказа о приеме на работу по рабочей профессии в данную организацию.
Обратите внимание!
Требования к заполнению анкеты аналогичны требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Только анкету подписывают и работник, принимаемый на работу, и кадровая служба (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) (ч. 2 п. 12 Инструкции о личных делах).
6) копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).
Порядок составления описи личного дела работника
Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.
Документы по личному составу: виды, состав, хранение
Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.
В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий. Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу. Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.
Что Входит В Документы По Личному Составу 2020 Года
Так как видов приказов по личному составу большое количество, естественно, что сроки хранения приказов отличаются. Некоторые категории должны храниться не менее 75 лет, тогда как другие всего 5. Срок хранения 5 лет определен для:. Обратите внимание, что для приказов со сроком хранения 75 лет существует правило. Если приказ издан до года, то срок его хранения составляет 75 лет. Если после — 50 лет. Поэтому приказы, издаваемые в году, хранить более 50 лет не требуется.
Справочник кадровика. Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекомендации по теме. Мобильная версия Рекламодателям Обратная связь Контакты Интернет-магазин Официальные представители Политика по обработке персональных данных.
Что Входит В Документы По Личному Составу 2020 Года
По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk. Связанные статьи. Как отозвать электронную подпись Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.
Хранение кадровых документов в организации 2020
- помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
- дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
- место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.
Личное дело работника
Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.
Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013).
Практические аспекты документирования и хранения документов по завершении года
В зависимости от содержания документов, включаемых в дело, устанавливается срок хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). На обложке сформированного дела следует проставлять ограничительный гриф.
В организации оригиналы приказов по основной деятельности хранятся в юридическом отделе, а по личному составу – в отделе кадров. Копии приказов передают в сектор расчета заработной платы отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
Как показывает образец журнала регистрации приказов по личному составу, вести его очень просто. Но данные в нем должны быть точными и достоверными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.
Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.
13 Янв 2020 uristlaw 171