Ведение и хранение трудовых книжек 2020
Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Ведение и хранение трудовых книжек 2020. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.
17 сентября 2020 15:09
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
I. Общие положения
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
VII. Ответственность за соблюдение порядка
ведения трудовых книжек
12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.
Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее
Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.
Правила хранения
Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.
— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.
Нужно ли специальное программное обеспечение?
В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.
Что нужно знать об ответственности за нарушения?
— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.
Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2020 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).
- либо в распечатанном виде;
- либо в электронной форме с цифровой подписью.
В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.
Что должны сделать работодатели?
- работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;
- при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.
Этот процесс начинается с направления или вручения каждому работнику письменного уведомления. В него нужно включить две части. Первая — краткое изложение сути изменений в трудовом законодательстве, связанных с появлением электронных трудовых книжек. Вторая — разъяснение работнику его права подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Извещаем работников
Должен ли новый работодатель учитывать этот выбор? Все зависит от того, какой способ ведения трудовой книжки предпочел работник. Если он решил перейти на ЭТК, то новый работодатель не должен вести «классическую» трудовую книжку. Направление такому работнику нового уведомления носит чисто технический характер. Закон № 439-ФЗ никаких исключений на этот случай не сделал, но реальных последствий ни для работника, ни для работодателя это уведомление иметь не будет. Если же человек ранее написал заявление о сохранении бумажного варианта трудовой книжки, и после этого в срок до 30 июня 2020 года сменил место работы, то у него сохраняется возможность изменить свой выбор. Поэтому новый работодатель тоже должен направить ему уведомление.
Как и в какой срок направить уведомления
В случае подачи заявления о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Ваша трудовая книжка, которая сейчас находится у работодателя, будет выдана Вам на руки и в последующем записи в нее вноситься не будут. Изменить данный выбор в дальнейшем не представляется возможным.
Важно, что с 1 января 2021 года срок подачи сведений о приеме на работу и увольнении работника предполагается изменить – представлять соответствующие данные работодатель будет обязан не позднее чем в течение рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Как в этом случае будет выглядеть ежемесячный отчет, надо полагать, впоследствии разъяснит ПФР, если соответствующее положение законопроекта о внесении изменений в закон о персонифицированном учете не будет скорректировано.
Законопроекты, предполагающие введение с 1 января следующего года обязанности работодателей по представлению в информационную систему ПФР сведений о трудовой деятельности работников, а также ответственности за непредставление таких сведений либо представление неполной или недостоверной информации, рассмотрены на данный момент только в первом чтении. Речь, напомним, идет о:
«Дублирование» информации
Кстати, ответственность работодателей за несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности в информационную систему ПФР либо представление неполных или недостоверных сведений будет наступать, как определено законопроектом о внесении изменений в КоАП РФ, только при неоднократном совершении – два раза или более в течение года – соответствующего деяния.
- наименование работодателя;
- должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
- просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
- адрес электронной почты работника;
- собственноручная подпись работника;
- дата написания заявления.
Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.
Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2020 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.
Правила ведения и оформления, кто оформляет
Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.
Дубликат: правила заполнения
Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.
4.5. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
2.2. Для работников, впервые принятых на работу с 01.01.2021 года, ведение электронных трудовых книжек по умолчанию признается в Обществе обязательным, при этом для таких работников трудовые книжки на бумажном носителе не заводятся.
1. Общие положения
4.2. Обязанность по направлению сведений, перечисленных в пункте 4.1 настоящего Положения, возлагается приказом Генерального директора Общества на лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо лицо, его временно замещающее.
Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.
Процедура перехода на электронные трудовые книжки.
Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).
СЗВ-ТД
С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил подробные разъяснения относительно ее применения (информация размещена на сайте http://www.pfrf.ru/). Прокомментируем этот документ.
Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.
Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.
Пункт 45
- Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
- Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
- Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
- Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
- Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
- При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
- Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
- Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
- Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
- Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
- Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
- Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.
2) о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);
Законодательство об электронных трудовых книжках.
Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.
Процедура перехода на электронные трудовые книжки.
Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.
Руководствоваться нужно прежними правилами: работнику без опыта работы должна быть заведена бумажная трудовая книжка, работнику, имеющему стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, должны быть внесены в нее все соответствующие записи о его трудовой деятельности.
Кто хранит сведения
необходимость проведения масштабной дополнительной работы – уведомления работников о новом законодательстве и необходимости выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, соглашений и коллективных договоров;
Перевод других кадровых документов в электронный вид
Одним из последних нововведений 2020 года стало принятие закона о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные книжки пока не отменяются, они будут использоваться наравне с электронными в течение некоторого времени.
04 Июл 2021 uristlaw 107